新年会の案内文で迷わない！フォーマルからユーモア満載の文例集
新年会の案内文を作成する際、どのようなトーンで書くべきか悩む方は多いでしょう。新年会はフォーマルなビジネスシーンから、家族や友人とのカジュアルな集まりまで、さまざまな場面で行われます。
それぞれのシチュエーションに合った案内文を作ることで、参加者に好印象を与え、イベントの期待感を高めることが可能です。
本記事では、フォーマルで品格のある案内文から、ユーモアに富んだ個性的な文例まで、場面に応じたアイデアをご紹介します。
新年会の案内文を書く際の基本
新年会の案内文を作成する際には、参加者に対する配慮やマナーが重要です。正しい時期に送ることから、縁起のよい表現を使うことまで、細やかな注意が求められます。
新年会の案内文を書く際の基本のポイントは以下のとおりです。
- 案内状を送る時期を守る
- 必ず記載すべき内容を含める
- 縁起が悪い表現は避ける
- 新年のあいさつを入れる
- 参加したくなる文面を工夫する
ここでは、誰にでも分かりやすく、かつ参加者に喜んでもらえる案内文を作成するための基本的なポイントを紹介します。
案内状を送る時期を守る
新年会の案内状はタイミングが重要です。送るのが早すぎると参加者のスケジュールがまだ固まっておらず、逆に遅すぎると、ほかの予定と重なってしまう可能性があります。
一般的には、開催の1か月前～2週間前までにお知らせを送るのが理想的です。会場を手配するためにも早めに参加人数をはっきりさせる必要があります。とくに年末は忙しい時期であるため、なるべく余裕をもって参加の可否を確認できる期間を設けましょう。
電子メールやLINEなどのデジタルツールを活用する場合でも、送信時期に配慮することが大切です。
必ず記載すべき内容を含める
新年会の案内文には、必ず含めるべき基本的な情報があります。
また、開催日時と場所を明確に記載しましょう。具体的な住所やアクセス方法も記載しておくと、参加者が迷うことなく到着できます。
さらに、参加の可否を確認する方法や締め切り日も明示する必要があります。参加者が返信しやすいよう、メール返信や参加フォームなど、簡単な方法を提示するとよいでしょう。不明点があった場合に備えて、担当者の連絡先も記載します。
このように、案内文には参加者が必要な情報をすべて含め、混乱を避けることがポイントです。
縁起が悪い表現は避ける
新年のイベントである新年会では、縁起の悪い表現は避けるべきです。
たとえば「人の死を連想させる」「失う」「負ける」「去る」「落ちる」「切れる」「業績悪化をイメージさせるような言葉」といった言葉は、新年にふさわしくないとされており、こういったネガティブな表現は使わないようにしましょう。
とくにビジネス関係の新年会であれば、こうしたマナーを守ることで、相手に対する敬意や配慮が伝わります。
新年のあいさつを入れる
新年会の案内文には、新年のあいさつを必ず盛り込みましょう。年始に送る案内文であれば「新年明けましておめでとうございます」などの定型句を入れるのが一般的です。
フォーマルな場では「旧年中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。」といった丁寧な言葉を添えることで、感謝と今後の関係への期待感を表現できます。
カジュアルな集まりの場合でも、少し柔らかい表現で新年のあいさつを入れると、案内文により温かい印象を与えるでしょう。
「今年も楽しい時間を皆で過ごしましょう！」といった一言を加えることで、イベントの楽しさや参加者同士の絆を強調できます。
参加したくなる文面を工夫する
新年会の案内文は、ただ情報を伝えるだけでなく、参加者が「ぜひ参加したい！」と思えるように工夫することが大切です。たとえば、イベントの見どころや特別な企画がある場合は、その内容を簡潔に伝えると興味を引きます。
「豪華景品が当たるビンゴ大会を開催！」や「美味しい料理を堪能しながら、楽しい時間を過ごしましょう」といった表現で、イベントの魅力を強調しましょう。
また、文章のトーンにも工夫が必要です。フォーマルな場合は、丁寧な言葉遣いで、参加者に敬意を示しながら誘うのが基本ですが、カジュアルな集まりではユーモアを交えて軽快なトーンで書くことをおすすめします。
参加者が親しみやすく、参加することが楽しみになるような言葉選びが重要です。
このように、新年会の案内文を書く際には、タイミングや記載内容、表現に細やかな配慮が必要です。参加者が迷わずスムーズに参加できるような情報を提供しつつ、新年にふさわしい明るく前向きな表現を心がけましょう。
社内や社外で使える新年会の案内文
新年会の案内文を作成する際、社内向けと社外向けでは内容や表現に違いがあります。社内ではカジュアルさや親しみを感じさせる文面が好まれる一方、社外向けではビジネスマナーを守ったフォーマルな案内が求められます。
ここでは、具体的な例文を交えながら、社内と社外それぞれに適した新年会の案内文の書き方を解説します。
【社内向け】新年会の案内文
社内向けの新年会案内文は、社員同士の親睦を深める場として、必要な情報を的確に伝えることがポイントです。
また、出欠を強制せず、参加が自由であることを明確にすることで、よりリラックスした雰囲気を演出できます。以下では、例文を紹介します。
件名：新年会のご案内 【出欠回答〆切：〇月〇日】
皆さん、明けましておめでとうございます。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
さて、毎年恒例の社内新年会を以下の通り開催いたします。新年を祝い、今年の抱負を語り合う楽しいひとときを皆で過ごしましょう。ご多忙かと存じますが、ぜひご参加ください。
記
日時：〇月〇日（〇曜日）18:00〜
場所：〇〇レストラン（〇〇市〇〇区）
会費：〇〇円（当日集金いたします）
出欠回答〆切：〇月〇日までに、メールまたは専用フォームにてご返信ください。
※ご不明な点がございましたら、幹事〇〇までお問い合わせください。
それでは、皆様のご参加を心よりお待ちしております。
〇〇部 幹事：〇〇
このように、件名に「出欠回答〆切」を添えることで、出欠をうながしつつも強制的な印象を与えません。
本文では、新年のあいさつを入れ、イベントの趣旨を簡潔にまとめ、最後は出欠の返信方法と期日を明記することで、社員が迷わず対応できるよう配慮してください。
【社外向け】新年会の案内文
社外向けの新年会案内文は、ビジネスパートナーや取引先に対する正式な招待状として、丁寧な言葉遣いと形式に則った文章が求められます。
相手を招待する場合、会費の記載は避け、幹事や問い合わせ先を明記しておくことが重要です。
件名：新年会のご案内
拝啓
新春の候、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では日頃の感謝を込めて、下記の通り新年会を開催いたしたくご案内申し上げます。
ご多忙とは存じますが、ぜひご参加賜りますようお願い申し上げます。
記
日時：〇月〇日（〇曜日）18:00〜
場所：〇〇レストラン（〇〇市〇〇区）
出欠回答〆切：〇月〇日までに、メールまたはお電話にてご連絡ください。
お問い合わせ先：〇〇部 〇〇（電話：〇〇）
本年も変わらぬご愛顧のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
この例文では、フォーマルな文体でビジネスマナーを守りつつ、新年のあいさつを冒頭に入れ、時節の挨拶として「新春の候」を使用しています。
また、出欠の返信方法を明示し、問い合わせ先を記載することで、相手がスムーズに対応できるよう配慮していることもポイントです。
以上、社内向けと社外向けそれぞれの新年会案内文について、書き方のポイントと具体的な例文を紹介しました。
文面のトーンや形式を状況に合わせて工夫することで、相手に好印象を与える案内文を作成しましょう。
ユーモアを取り入れた新年会の案内文
新年会の案内文にユーモアを取り入れることで、親しみやすさを感じてもらい、参加者の期待を高められます。
社内向けではカジュアルでフレンドリーなトーンを、社外向けではフォーマルさを保ちながらもリラックスした雰囲気を伝えることがポイントです。
ここでは、ユーモアを交えた案内文の書き方と例文を紹介します。
【社内向け】くだけた新年会の案内文
社内向けの新年会案内文では、会社の仲間との親睦を深めるために、フレンドリーな表現と軽いジョークを交えることで、参加への意欲を高めることが重要です。
また、参加が強制ではないことを明確にし、楽しみにしてもらえるような文面を心がけましょう。以下で、例文を紹介します。
件名：2024年の第一杯！新年会のご案内【出欠回答〆切：〇月〇日】
皆さん、明けましておめでとうございます！
お正月モードから、徐々に仕事モードに切り替わりつつあると思いますが、ここで一息つきませんか？そう、毎年恒例の新年会のご案内です！今年も、笑って飲んで、また笑って、最高のスタートを切りましょう！
「新年会に参加するかどうか…」と迷っている方、心配ご無用！おいしい料理、心地よいお酒、そして何よりも素晴らしい同僚たちが待っています。もちろん、参加は自由ですので、お家でのんびりしたい方も大歓迎（ただし、来られないと後で何かの話題にされるかもしれませんが…冗談ですよ！）。
記
日時：〇月〇日（〇曜日）18:00〜
場所：〇〇レストラン（〇〇市〇〇区）
会費：〇〇円（新年の運試しでくじ引きがあるかも？）
出欠回答〆切：〇月〇日までに、メールまたは専用フォームで返信してください。
服装：普段着でOK！（一番派手な服を着てきた方には…何かがあるかも？）
新年の最初の一杯をみんなで一緒に楽しみましょう。本年もどうぞよろしくお願いいたします！
幹事：〇〇
この例文では、フレンドリーで親しみやすい口調と、軽いジョークを交えることで参加者に楽しい雰囲気を伝えています。
出欠の返信方法を明確にし、強制感をなくすために「参加は自由」と伝えることで、安心して返信できるようにしています。
【社外向け】くだけた新年会の案内文
社外向けの案内文は、ビジネスマナーを守りながらも、ユーモアを交えて親しみやすい印象を与えることがポイントです。
とくに取引先やパートナーとの関係性を考慮し、軽すぎず、それでいて堅苦しくないバランスを心がけましょう。こちらも以下で例文を紹介します。
件名：新年のご挨拶と〇〇新年会のご案内
拝啓
新春の候、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、日頃の感謝を込めまして、弊社では新年のスタートを華やかに彩るべく、ささやかながら新年会を開催いたします。
豪華景品が当たるゲーム大会や、みんなで楽しめるレクリエーションもご用意しております。また、〇〇様のお好きなワインもご用意しておりますので、ぜひご参加いただけますと幸いです。
なお、例年ご好評いただいております「〇〇クイズ」も今年はパワーアップ！参加者全員にお楽しみいただける企画を準備しております。
ご多忙の折、恐縮ではございますが、ぜひ新年の門出をともにお祝いさせていただければと存じます。皆様とお会いできることを心より楽しみにしております。
記
日時：〇月〇日（〇曜日）18:00〜
場所：〇〇ホテル 〇〇会場（〇〇市〇〇区）
出欠回答〆切：〇月〇日までに、メールまたはお電話にてご連絡ください。
お問い合わせ先：〇〇部 〇〇（電話：〇〇）
本年も変わらぬご愛顧のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
この例文では「豪華景品が当たるゲーム大会」や「〇〇様のお好きなワイン」といった個別の配慮を見せています。
こうすることで、ユーモアと親しみやすさを取り入れつつ、ビジネスの場にふさわしい敬語表現を使用しています。また、遊び心のある企画をアピールし、楽しさを伝えることもポイントです。
ユニークな一文を加えることで、形式的な案内文でも、楽しい雰囲気を伝えやすくなります。文面の工夫によって、参加者に期待を持たせ、イベントへの参加意欲を高められるでしょう。
まとめ
新年会の案内文を作成する際、社内向けと社外向けでは内容や表現に違いがあります。縁起が悪い表現を避けたり、参加者に配慮したりなどの基本のポイントを抑えつつ、場面にあわせた案内文を送りましょう。
新年会の案内文にユーモアを取り入れることで、親しみやすさを感じてもらい、参加者の負担も軽減できるでしょう。新年会を開催する際は、参加したくなるような工夫をすることも大切です。
ビンゴ大会やくじ引きなどのイベントを用意することで、会場全体が盛り上がり、楽しい新年会となるでしょう。さらに、イベントを開催する際には、参加者が楽しみにするような魅力的な景品が不可欠です。
イベントの景品のご用意は「景品の虎」 にお任せください。「景品の虎」では、予算に応じて、さまざまな景品を選べるため、参加者に喜ばれるアイテムを手軽に取りそろえられます。
景品選びにお困りの方には「景品お任せコース」も提供しており、30,000件以上の景品の実績から、大満足の景品をご提案します。また、お急ぎの方には、明日に間に合う景品セットをご用意しており、当日12時までのご注文で当日発送翌日着が可能です。
ぜひ「景品の虎」を活用して、魅力的な景品をそろえ、新年のスタートを盛り上げましょう。イベントの景品でお困りの方は、ぜひ一度商品一覧をご覧ください。