決起会とは？開催する流れと成功させるポイントを解説
プロジェクトをよいものにするためには、優れたチームワークとプロジェクトに対する熱意や意欲が必要不可欠です。リラックスした雰囲気のなかでお互いについて知ることで、チームの結束力が高まります。
この記事では、決起会の基本的な知識や具体的な開催方法、成功のポイントについて紹介しています。盛り上がるための工夫やアイデアを取り入れ、チームが一体となれる決起会にしましょう。
決起会とは
決起会とは、プロジェクトの開始前にメンバーが集まるイベントのことです。顔合わせや交流を目的としており、メンバーの団結力やモチベーションを高めるために開かれます。
プロジェクトには、初めて顔を合わせる人や普段は関わりの少ない部署の人、さらには他社の人が参加する場合があります。日頃接点のないメンバーが顔を合わせることにより、お互いの顔を覚え、親睦を深めることが可能です。
通常は飲み会や懇親会の形式で行われ、リラックスした雰囲気の中でコミュニケーションを深めることになります。決起会を開くことで、プロジェクト開始後の連携がスムーズになり、よりよい成果が期待できるでしょう。
決起会と飲み会の違い
決起会と飲み会の違いは、イベントを開催する目的です。決起会はプロジェクトメンバーの結束を高め、共通の目標に向かって一致団結することをうながす場です。和やかな雰囲気で行われますが、プロジェクトに関する真剣な話もします。
一方、飲み会は、コミュニケーションの向上を目的とした懇親の場です。参加者が気軽に楽しめる空間であり、立場に関係なくフランクな会話が飛び交います。
また、参加メンバーも異なります。飲み会は親睦を目的とするため。誰でも参加できますが、決起会はプロジェクトに関わるメンバーのみの参加です。
決起会を開催する目的
決起会を開催する目的は、メンバー同士の親睦を深めることにあります。チームでの仕事を成功させるには、チーム間の意志疎通に違いがあってはいけません。
コミュニケーションが上手くいかなければ、ミスの発生ややり方が異なるなどして、プロジェクトの進行が予定よりも遅れてしまうリスクがあります。決起会を開催することで、互いを理解し打ち解けられるため、チーム内での迅速な相談や情報の共有が可能となります。
決起会の準備と流れ
魅力的な会にするためには、念入りな準備が欠かせません。少ない人数であれば問題ありませんが、参加者が多くなるほど、やらなければならないことも増え、予期せぬトラブルが発生するリスクが高くなります。
以下で決起会の準備と流れについて紹介します。当日までに入念に準備して、参加者全員が満足するような会にしましょう。
決起会の準備
まず、決起会の準備を紹介します。事前に余裕を持って準備をすることで、決起会をスムーズに開催できるでしょう。
企画をする
まずは企画を考えます。参加者が満足するような企画案を出しましょう。
企画案は自由に出し合うか、ほかのプロジェクトチームが以前行った決起会を参考にするのもよい方法です。企画に迷った場合は、複数の案を出して、参加者の多数決で決めるのも一案です。
つぎに日程を決めたら案内文やメールで通知します。参加人数が多い場合は、幹事役の負担が大きくなるため、役割分担を考えることも大切です。幹事やサブ幹事、受付担当者、案内役など、役割を分担することで、幹事の負担を軽減できます。
司会進行役の選定
イベントの雰囲気を盛り上げるのが司会進行役の役割です。参加人数が多い場合は、参加者のフォローをしやすいように、幹事と司会進行役を別々に選定しましょう。
司会進行役は、コミュニケーション能力が高く、臨機応変に対応できる人が適しています。人前で話すことに慣れており、場の雰囲気を盛り上げられるひとが理想です。
司会進行役の仕事は、プログラムの進行管理や盛り上げ役を務めることです。決起会の進行を担当し、イベントのペース配分や挨拶のタイミングを調整します。ゲームや余興の案内、ルール説明なども司会進行役の役目です。
挨拶の依頼をする
挨拶の依頼は、役職の高い人やプロジェクトリーダーなどにお願いしましょう。メンバーへの影響力が大きいため、チームのモチベーションを高められます。
挨拶は、時間を割いて集まってくれたことに対する感謝の気持ちを伝える内容を盛り込みます。また、このプロジェクトがどれほど重要かを伝える内容にしましょう。プロジェクトの成功がもたらす影響や意義について具体的に話すことで、メンバーの参加意欲が高まります。
会場の選定
会場の選定は、決起会の成功に直結する大事なポイントともいえます。参加者が快適に過ごせるような会場を選びましょう。
飲み会との差別化を図るために、少しグレードの高い会場やおしゃれな会場を選ぶことがポイントです。特別感を演出でき、気持ちも引き締まります。ホテルの宴会場、レンタルスペース、レンタル可能なマンションの1室など、貸し切り可能な会場もおすすめです。
また、会社終わりの開催が多いため、会社から近い場所や交通アクセスが良好な場所を選ぶと喜ばれます。地図だけでは分かりにくい場合や初めて訪れる方が多い会場の場合は、案内人を配置することも検討しましょう。
決起会当日の流れ
決起会当日の流れについて紹介します。スケジュールについて把握し、スムーズに進行できるようなプランを練りましょう。
開催の挨拶
開催の挨拶には、プロジェクトの重要性やチームワークの大切さを伝える内容を盛り込みます。以下は参考例文です。
「本日はお忙しいなか、〇〇イベント開催に向けた決起会にお集まりいただき、誠にありがとうございます。今回のイベントは、我々にとって非常に重要なプロジェクトです。
成功を収められれば、〇〇に大きな影響を与えます。参加者にとっても〇〇なため、素晴らしい成功体験となるでしょう。
しかし、イベントはひとりの力だけでは成功しません。チーム全員の協力が必要不可欠です。各自の専門知識や経験を活かし、互いにサポートし合いながら目標に向かって進んでいくことで、たとえ困難なことがあっても乗り越えられるでしょう。
懇親会
挨拶が終わった後は、お酒や食事、会話を楽しむ懇談会を開催します。参加者同士が互いのことを理解し、親睦を深める場にしましょう。
たとえば、自己紹介の機会を設ける、プロジェクトや会社のエピソードを取り入れたクイズを取り入れるなどです。意外な事実やエピソードが出てくることで、会場が盛り上がり、チームメンバーの絆が深まります。
そして親睦をはかれた後は、後半はプロジェクトに関するディスカッションを行い、空気を引き締めます。プロジェクトに関する考えやアイデアを自由に出し合うことで、より決起会らしい特別感のある雰囲気の会になるでしょう。
締めの挨拶
懇談会が終わると締めの挨拶に入ります。締めの挨拶は、開催の挨拶をした方が行うのが一般的です。以下は例文です。
「皆さん、本日はお忙しいなか、〇〇開催に向けた決起会にご参加いただき、誠にありがとうございました。今日の決起会を通じて、皆さんのプロジェクトへの熱意と団結力を感じられました。
この力をもって、私たちは必ず素晴らしい〇〇を実現できると確信しています。これから困難なことも多々あるかとは思いますが、チーム全員で力を合わせて乗り越えていきましょう。
本日は決起会にお集まりいただき、本当にありがとうございました。
決起会を成功させるポイント
参加者全員が満足し、プロジェクトに対する熱意が高まらなければ、決起会が成功したとはいえません。単なる飲み会では終わらない特別感のある会にするための具体的なポイントを以下で紹介します。
決起会開催の目的を明確にする
決起会を開催する目的を明確にすることで、ニーズに合った企画を考えられるようになります。開催目的があやふやな場合、企画の内容がぶれる、または魅力的なイベントにならない可能性があります。
たとえば、チーム間でのコミュニケーションを活性化させたいなら、食事は話題になっているまたはシェアしやすいグルメを選択するという方法が取れます。参加者に楽しんでもらえ、リラックスした雰囲気のなかで、交流がはかれるでしょう。
決起会を開催する前に、一度どのような効果を得たいのかを考える必要があります。
親睦を深める
親睦を深めるためには、話しかけやすい雰囲気づくりや周囲が盛り上がるようなゲームや余興が欠かせません。とくに、普段交流のない他部署や他会社と協力するプロジェクトでは、連携を取りやすくするためにも交流を深めることが重要です。連携が不十分だと、大きなミスやプロジェクトの遅延などのリスクが高まるからです。
親睦を深めることで、情報共有や情報交換が円滑に行われ、相談や質問をためらわなく行えます。結果として、プロジェクト進行がスムーズになり、新しい視点で物事を考えられ、従来にはない面白いアイデアが出てくる可能性が高まります。当日は親睦を深めやすくなるようなプログラムを盛り込むとよいでしょう。
士気を高める
決起会を成功させるためには、士気を高めるようなプログラムを取り入れましょう。たとえば、プロジェクトに関する熱意を伝える、意見交換の場を設けるなどです。
士気が高まると、チーム一丸となってプロジェクトを成功させようという気持ちが高まります。なにか問題やトラブルが発生しても、チームで協力して乗り越えられるでしょう。
プロジェクトの目的を伝える
決起会当日の挨拶や懇談会などで、プロジェクトの目的や意義を伝えるようにしましょう。人は、目的や意義を知らされないまま仕事に取り組むと、モチベーションが低下し、生産性も低下するという性質があります。
優れたメンバーを選んでも、その能力が発揮されなければ意味がありません。プロジェクトがなぜ行われるのか、どのような成果が期待されるのかを明確に伝えることで、自分にとってやりがいのある仕事と感じられます。すると、自然にモチベーションが高まり、効率的に仕事を進められるようになります。
メンバーが交流しやすい環境を作る
会が始まっても、上司や他部署のひとに直接話しかけるのは難しいと感じる方も多いでしょう。会話が自然に生まれるような雰囲気づくりをすることで、メンバーが交流しやすくなります。
たとえば、テーブルトークをあらかじめ設定する、普段交流のないひと同士でテーブルを固めるなどです。参加しやすい会話の話題を提供し、同じ部署や同じ立場の人が固まらないようにしておくことで、交流が活発になります。
メンバーしかいない空間にする
会場はメンバーしかいない空間にしましょう。決起会は、和やかな雰囲気のなかで行われますが、真剣な話もします。居酒屋のようなまわりに不特定多数の人がいる場所を会場に選んでしまうと、声が通りにくく、賑やかな雰囲気に飲まれてしまうため、飲み会になってしまう可能性があります。
また、決起会ではプロジェクトの話をするため、機密性の高い場所を選ぶことが望ましいといえます。ホテルやレンタルスペースなど、貸し切りできる場所を選びましょう。ほかの顧客を気にせず、活発にコミュニケーションが取れます。
余興やゲームを盛り込む
親睦を深めるためには、会場が盛り上がるプログラムが必要です。リラックスした雰囲気を作り出し、メンバー同士の絆を深めるためにも、余興やゲームを取り入れましょう。
ポイントは、なるべくシンプルでわかりやすいルールのものを選ぶことです。頭脳を駆使するゲームやお題は、お酒が入ると考えがまとまりにくく、正解を出しづらいので避けたほうがよいでしょう。
また、年配の方や新人など、一部の人が取り残されないように、幅広い年齢層が楽しめる内容を考えることが大切です。クイズ大会やビンゴ大会、アイスブレイクゲームなどがおすすめです。
さらに景品を豪華にすることで、ゲームやクイズへの参加意欲が高まり、会場が大いに盛り上がります。案内文に景品を記載することで、参加のモチベーションも上がるでしょう。
たとえば、旅行券や宿泊券、豪華グルメセットなど、普段は手が届かないものや特別な体験ができる景品を選ぶと、参加者が満足する会となります。ほかにも、人気のある家電製品、実用的でもらっても困らないショッピングモールやオンラインストアのギフトカードなどもおすすめです。
景品の虎では、イベントの景品を数多く取り扱っています。予算別の検索も可能なため、ゲームや余興の景品でお悩みの方は、ぜひあわせてご覧ください。
まとめ
決起会を成功させるためには、入念な準備とプロジェクトへの熱意や意欲が高まるような空気づくりが大切です。全員が楽しみながら交流を深めるために、メンバーが喜ぶような景品を用意しましょう。
イベントの景品を取り扱っている「景品の虎」は、景品の品ぞろえ日本一の会社です。ホテル宿泊券や旅行券などのトラベルギフトから、牛肉や豚肉、フルーツなどの食品、日常で使える日用品、人気の電化製品まで、多彩な景品を取りそろえています。
景品は引換券としてお渡しすることもできますし、実物を会場へ直送することも可能です。引換券だけでは盛り上がりに欠けると感じる場合は、特大パネルの使用をおすすめします。
パネルには商品の写真が大きく掲載されており、説明時に掲示することで会場を大いに盛り上げられます。自立式なので、飾ることも可能です。
電話やメールでもお気軽にご相談いただけます。ご予算に応じた見積もりも可能です。ゲームや余興の景品をお考えの方は、ぜひ一度当社が取り扱っている景品をご覧ください。